Upravljanje operacijama je oblast poslovanja koja kontroliše proizvodnju materijalnih dobara i usluga. Ona uključuje dve osnovne odgovornosti: (1) da se osigura efikasnost operativnog poslovanja sa stanovišta korišćenja što manje resursa, (2) a takođe i njegova efektivnost sa stanovišta ispunjenja potreba klijenata i potrošača. Upravljanje operacijama se bavi upravljanjem procesom koji pretvara ulazne resurse (u vidu materijala, rada i energije) u rezultujuća dobra (u vidu proizvoda i usluga).
Poslovne operacije se tradicionalno odnose na odvojenu proizvodnju materijalnih dobara i usluga, iako se u poslednje vreme ova granica između nih gubi jer preduzeća teže da spoje ponudu svojih proizvoda sa uslugama. Generalno gledajući, upravljanje operacijama ima za cilj da maksimalno poveća broj aktivnosti u procesu proizvodnje u odnosu na njihov ukupan broj kojima se dodaje neka određena vrednost proizvodu ili usluzi koji se nalazi u bilo kom delu tog procesa. U suštini, ove kreativne aktivnosti koje uvećavaju vrednost ulaznih resursa tokom operativnog procesa treba da kreiraju tržišni potencijal preduzeću i omoguće njegovo optimalno poslovanje.
Šta rade rukovodioci operative?
Rukovodioci operative su odgovorni za upravljanje svim aktivnostima koje se odnose na proizvodnju proizvoda i usluga. Njihove direktne odgovornosti uključuju upravljanje operativnim procesom, brigu o dizajnu novih proizvoda i usluga, planiranje, kontrolu, unapređenje produktivnosti i efikasnosti operativnog poslovanja i operativnu strategiju. Njihove indirektne odgovornosti su koncentrisane u zajedničkom radu sa ostalim fumkcionalnim rukovodiocima unutar organizacije koji imaju uticaja na operativu. Ovo uključuje marketing, finansije, knjigovodstvo, kadrovsku i tehničku službu.
Koje su odgovornosti rukovodioca operative?
- Upravljanje kadrovima – ljudi koji su zaposleni u organizaciji rade ili direkno na stvaranju proizvoda i/ili usluga ili daju podršku kroz razne službe onima koji se time bave. Ljudi, njihova organizovanost i način na koji se njima upravlja je ključni strateški resurs svih organizacija. Rukovodilac operative radi zajedno sa kadrovskom službom i šefovima odeljenja na unapređenju radnih sposobnosti, znanja i veština zaposlenih u operacijama. Ovo uključuje analizu radnih dužnosti i funkcija ključnih pozicija na dnevnoj bazi. U cilju povećanja produktivnosti rukovodilac operative će često morati da analizira redosled fizičkih kretnji radnika u nekom procesu. Na osnovu dobijenih rezultata se uz konsultaciju sa šefom odeljenja razvija program obuke za svakog zaposlenog u cilju poboljšanja lične produktivnosti.
- Upravljanje osnovnim sredstvima – objekti, postrojenja, oprema i zalihe koje preduzeće poseduje su direktno ili indirektno uključeni u funkcionisanje operative.
- Upravljanje troškovima – većina troškova koji se generišu tokom proizvodnje dobara ili stvaranja usluga se direktno odnose na troškove nabavke materijala, energije i radne snage kao i troškove njihove transformacije do finalne forme i isporuke kupcima. Za većinu preduzeća smanjivanje troškova poslovanja putem efikasnog upravljanja operativom znači ostvarenje komparativne prednosti u odnosu na konkurenciju. Važno je reći da u modernim organizacijama bez efikasnog informacionog sistema verovatno neće biti efikasnog poslovanja. Kada precizne informacija stignu brzo od jednog do drugog odeljenja to ubrzava tok operacija, a naročito skraćuje pripremu i eliminiše prazan hod između raznih procesa što sve zajedno uvećava produktivnost. Rukovodilac operative je odgovoran da osigura potrebne alate i sisteme i omogući efikasnu komunikaciju unutar operative preduzeća. Čak i neprofitne organizacije teže da ostvare maksimalno sniženje troškova poslovanja.
- Naplata potraživanja – Rukovodilac operative je odgovoran za izdavanje računa kupcima za preuzete proizvode i usluge te za naplatu ovih potraživanja. Dobrom analizom i postavkom efikasnog procesa naplate kreiraće se uslovi za brzu naplatu i osigurati gotovina preduzeću. Ovim se ojačava potencijal preduzeća da uveća svoju operativu i pregovara bolje uslove sa svojim snabdevačima.
Rukovodioci operative deluju na tri nivoa: strateškom, taktičkom i operativnom
Strateški nivo
Rukovodioci operative su odgovorni za i odlučuju o tome:
- Šta da se proizvodi (razvoj proizvoda/usluga),
- Kako da se to isto proizvodi (uključuje odluke o procesu rada i fizičkom rasporedu proizvodnih resursa u postrojenjima / radnom prostoru) – takođe odluke o eventualnoj kupovini poluproizvoda i/ili procesne opreme,
- Gde će se proizvoditi (lokacije postrojenja),
- Koliki kapacitet proizvodnje je potreban.
Taktički nivo (na srednji rok)
Rukovodilac operative određuje smernice za obezbeđivanje ključnih resursa kao što su material i radna snaga i to u skladu sa ranije definisanom strategijom, na primer:
- Koliko je radnika i kada potrebno (planiranje radne snage),
- Koliki nivo zaliha je potreban i kada ga treba dopremiti/dopuniti (planiranje i popunjavanje zaliha),
- U koliko smena će se raditi; da li je potreban prekovremeni rad i da li koristiti podizvođače (detaljno planiranje kapaciteta),
- Potrebni objekti i raspored proizvodne opreme,
- Metode upravljanja projektima,
- Izbor opreme, remont i zamena.
Operativni nivo
Redovno detaljno (dnevno/nedeljno/mesečno) planiranje, osiguranje izvršenja plana, kontrola i odlučivanje, na primer:
- Šta da se procesuira i kada (detaljno planiranje),
- Priprema za procesuiranje (osiguranje redosleda operacija),
- Intenzitet i dinamika opterećivanje resursa (opterećenje),
- Ko šta radi (delegiranje),
- Kontrola kvaliteta i inspekcija,
- Interni transport i manipulisanje teretom,
- Upravljanje zalihama,
- Politika održavanja opreme.
Koja su znanja i veštine potrebni rukovodiocima operative?
Rukovodioci operative moraju posedovati znanje o:
- Naprednim operativnim tehnologijama kao i neophodno tehničko znanje specifično za tu industriju,
- Međuljudskim odnosima,
- Drugim funkcionalnim oblastima poslovanja (osnove), na primer finansije,
- Veštini efektne komunikacije, a naročito motivisanja drugih ljudi,
- Upravljanju informacijama,
- Upravljanju projektima,
- Radu u multidisciplinarnim timovima.
Rad u multidisciplinarnim timovima
- Lanac snabdevanja – upravljanje svim aspektima generisanja i uspešnog funkcionisanja proizvoda/usluge za kupca, od selekcije sirovina do odlaganja istrošenog proizvoda na kraju njegovog životnog ciklusa (za one proizvode koji mogu narušiti životnu sredinu).
- Zajednički rad sa Marketingom – određivanje željenih vrednosti i potreba kupaca u odnosu na planirani proizvod/uslugu pre pristupanja njegovom dizajnu i razvoju proizvodnog procesa.
- Zajednički rad sa Finansijama – proizvodna oprama, mašine i zalihe predstavljaju veliki deo osnovnih sredstava mnogih preduzeća te ih je potrebno dodatno finansirati – pored tekućih operativnih troškova.
- Operativna statistika i kontrola pokazatelja – organizovanje stalnog praćenja raznih operativnih pokazatelja kao što su produktivnost, škart, utrošak energije itd.
- Operativna strategija – zajednički rad na kreiranju stabilne poslovne strategije u skladu sa ostalim strateškim oblastima kao i zakonskim potrebama.
- Dizajn operativnog procesa i poboljšanja – upravljanje procesom inovacija.
